Оформление телефонограммы — как правильно ее оформить, с примерами и необходимыми правилами

Телефонограмма – это документ, содержащий важную информацию о вызове ко врачу из дома. Она является неотъемлемой частью медицинской практики, а правильное оформление такого документа крайне важно для обеспечения безопасности пациента и эффективности медицинского обслуживания.

Как правило, телефонограмма состоит из нескольких основных составляющих: заголовка, пациентских данных, медицинских показаний, рекомендаций врача и контактной информации. Правильное оформление каждого из этих блоков имеет свое значение и принципы, которые нужно учитывать.

Важно помнить, что телефонограмма – это официальный документ, который должен передавать информацию четко и понятно. Поэтому при оформлении необходимо придерживаться некоторых правил: использовать простой и понятный для всех язык, избегать нечетких формулировок и неоднозначных сокращений. Помимо этого, документ должен быть аккуратным и четким.

В данной статье мы рассмотрим примеры правильного оформления телефонограммы и подробные инструкции по каждому составляющему блоку, что поможет вам написать качественный и понятный документ, отражающий все необходимые данные для оказания квалифицированной медицинской помощи.

Примеры оформления телефонограммы

В данном разделе приведены примеры оформления телефонограммы в соответствии

с установленными правилами:

Пример 1:

Телефонограмма

1. Дата: 12 октября 2022 г.
2. Направление: ОАО «Энергетика»
3. Адрес: ул. Ленина, д. 10
4. Номер абонента: 12345678
5. Текст телефонограммы: В связи с аварией на участке электросетей по адресу

   ул. Ленина, д. 10, просим принять меры для восстановления электроснабжения

   в ближайшие сроки.

Пример 2:

Телефонограмма

1. Дата: 20 июля 2022 г.
2. Направление: МУП «Водоканал»
3. Адрес: пр. Победы, д. 25
4. Номер абонента: 98765432
5. Текст телефонограммы: В связи с аварийной ситуацией на водопроводе по адресу

   пр. Победы, д. 25, необходимо срочно устранить утечку и восстановить

   нормальное водоснабжение.

Вы можете использовать данные примеры для оформления своей телефонограммы,

адаптируя их под конкретную ситуацию и требования вашей организации.

Основные правила оформления

1. Наименование предприятия

Наименование предприятия следует указывать в верхней части телефонограммы. Для этого используется прописная буква с использованием жирного начертания.

2. Дата и время

Дата и время составления телефонограммы указываются с помощью цифровых значений. Дата и время разделяют знака пробелом или с помощью знака тире.

3. Формулировка темы

Тема телефонограммы должна быть краткой и содержательной. Она должна однозначно отражать предмет обращения или проблему, которой необходимо уделить внимание.

4. Содержание

В основной части телефонограммы следует указывать все необходимые детали, информацию и требования по каждому пункту или вопросу. Содержание должно быть четким и лаконичным, избегая лишних подробностей.

5. Подпись и контактная информация

Телефонограмма должна содержать имя и должность отправителя, а также контактные данные (номер телефона, адрес электронной почты и т.д.) для обратной связи. Эта информация поможет получателю быстро связаться с отправителем для получения дополнительной информации.

6. Дополнительные требования

В некоторых случаях телефонограмма может содержать дополнительные требования или указания, например, требование о подтверждении получения или выполнения в течение заданного срока.

Пример телефонограммы для организации

Добрый день!

Вашему вниманию представляем пример оформления телефонограммы для организации:

• Дата и время отправления: 01.07.2022, 14:30;
• Кому: Директору ООО «Новая компания»;
• От: Менеджеру отдела снабжения;
• Тема: Запрос на срочную поставку оборудования.

Уважаемый директор!

Прошу рассмотреть данный запрос о срочной поставке следующего оборудования в наш офис до 10.07.2022:

1. 10 персональных компьютеров;
2. 5 ноутбуков;
3. 2 принтера;
4. 1 копировальный аппарат.

Пожалуйста, обеспечьте максимально быструю обработку данного запроса и свяжитесь с нами для уточнения всех деталей.

С уважением,

Менеджер отдела снабжения

Пример телефонограммы для частного лица

Телефонограмма отправляется:

Телефонограмма адресована:

Дата отправки телефонограммы: 01.01.2022

Текст телефонограммы:

Уважаемая Ольга Петровна!

С наступающим Новым годом! Желаю Вам счастья, здоровья, успехов во всех начинаниях!

С уважением,

Иванов Иван Иванович

Правила оформления телефонограммы

1. Заголовок: в верхней части документа указывается слово «Телефонограмма» в крупном шрифте или предваряется символом «@».
2. Дата и время: после заголовка указываются дата и время проведения телефонных переговоров или получения информации по телефону.
3. Получатель: указывается фамилия, должность и контактная информация того, кому адресована телефонограмма.
4. Отправитель: указывается фамилия, должность и контактная информация того, кто проводил телефонные переговоры или получил информацию по телефону.
5. Текст телефонограммы: основная часть документа, в которой подробно описывается суть полученной информации или результаты проведенных переговоров.
6. Рекомендации и дальнейшие действия: в этом разделе указываются рекомендации и предлагаемые действия, которые могут быть необходимы в связи с полученной информацией или результатами переговоров.
7. Подписи и печати: телефонограмма должна быть подписана отправителем и, при необходимости, заверена печатью организации.

Оформленная в соответствии с указанными правилами телефонограмма будет иметь четкую структуру и будет легко читаема. Это поможет избежать возможных недоразумений и ошибок при передаче и интерпретации полученной информации.

Основные требования к тексту

При оформлении телефонограммы необходимо соблюдать следующие основные требования к тексту:

• Использование четкого и лаконичного языка. В тексте должны быть использованы краткие фразы и отсутствовать лишние слова.
• Соблюдение правил орфографии и пунктуации. Текст должен быть без грамматических и орфографических ошибок.
• Структурированность и последовательность. Телефонограмма должна иметь четкую структуру, разделенную на пункты и подпункты, чтобы облегчить чтение и понимание ее содержания.
• Использование нумерованных или маркированных списков. Для перечисления пунктов в тексте рекомендуется использовать нумерованные или маркированные списки. Это поможет сделать текст более систематизированным.
• Отсутствие сокращений и аббревиатур. В тексте не следует использовать сокращений и аббревиатур, чтобы предотвратить возможные недоразумения при чтении.

Соблюдение данных требований к тексту поможет сделать телефонограмму информативной и понятной для всех заинтересованных сторон.

Правила заполнения шапки

1. Заголовок: В поле «Заголовок» необходимо указать краткое и информативное название сообщения. Заголовок должен отражать суть проблемы, чтобы в случае необходимости быстро ориентироваться в документе.

2. Адресат: В поле «Адресат» указывается ФИО и должность лица или организацию, которая будет получать сообщение. Если адресатом является группа лиц, необходимо перечислить их все через запятую.

3. Отправитель: В поле «Отправитель» указывается ФИО и должность лица или организацию, от которой поступает сообщение. Если отправителем являются несколько лиц, их имена также перечисляются через запятую.

4. Дата и время: В полях «Дата» и «Время» указывается точная информация о времени отправки сообщения. Необходимо указывать дату и время в формате ДД.ММ.ГГГГ и ЧЧ:ММ соответственно.

5. Номер телефона: Поле «Номер телефона» предназначено для указания контактного номера телефона лица, ответственного за сообщение. Важно указывать действующий номер, чтобы обеспечить возможность связи в случае необходимости.

6. Электронная почта: В поле «Электронная почта» указывается адрес электронной почты лица, от которого поступает сообщение. Это позволяет использовать альтернативный способ связи и получать ответы и уточнения по электронной почте.

7. Факс: Поле «Факс» предназначено для указания номера факса или факсимильной связи, если это требуется для обработки сообщения. Необходимо указывать действующий номер факса, который осуществляет связь с отправителем.

8. Регион: В поле «Регион» указывается информация о местонахождении или регионе, к которому относится сообщение. Это важно для правильной организации обработки сообщения и распределения между отделами и службами.

При заполнении шапки телефонограммы необходимо соблюдать все указанные правила и предоставить актуальную и достоверную информацию. Это поможет избежать ошибок при обработке сообщения и своевременно решить проблему, о которой идет речь в сообщении.